Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

Wir freuen uns über Ihr Interesse an „R2Immo Manager". Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir beim Besuch unserer Website und bei der Nutzung unserer Software verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:
IBV Immobilien Beratungs- und Vermögensgesellschaft mbH
Altmarkt 10b/d, 01067 Dresden
Geschäftsführer: Rico Weiher
E-Mail: info@ibv-dresden.de · support@r2immo-manager.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da hierfür die gesetzlichen Voraussetzungen derzeit nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Für uns zuständig ist: Der Sächsische Datenschutzbeauftragte, Devrientstraße 1, 01067 Dresden.

3. Aufruf der Website (Server-Logdaten)

Beim Aufruf unserer Website werden durch unseren Hosting-Dienstleister automatisch technische Zugriffsdaten verarbeitet (u. a. IP-Adresse in gekürzter/verarbeiteter Form, Datum und Uhrzeit, abgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp). Dies ist zur stabilen und sicheren Bereitstellung der Website erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für die Anmeldung und die Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung (Login) erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO. Wir setzen keine Cookies zu Tracking-, Analyse- oder Marketingzwecken und binden keine Werbenetzwerke ein.

5. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung des Tools legen Sie ein Konto an. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen sowie ggf. Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten. Diese Daten benötigen wir zur Bereitstellung des Nutzerkontos und zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6. Verarbeitung von Verwaltungsdaten in der Anwendung

Als Software zur Immobilien- und Sondereigentumsverwaltung verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen bzw. hochgeladenen Verwaltungsdaten – etwa zu Objekten, Einheiten, Mietverhältnissen, Eigentümern, Darlehen sowie zugehörige Dokumente. Diese Daten können personenbezogene Daten Dritter (z. B. Ihrer Mieterinnen und Mieter) enthalten.

Soweit Sie als Vermieter oder Verwalter personenbezogene Daten Dritter in das Tool eingeben, sind Sie für diese Daten datenschutzrechtlich verantwortlich; wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Hierfür schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (siehe Ziffer 12).

7. Dokumenten-Upload und KI-gestützte Verarbeitung

Sie können Dokumente (z. B. Hausgeldabrechnungen, Verträge, Protokolle) hochladen. Zur automatischen Erkennung, Zuordnung und Auswertung sowie zur Erstellung von Schreiben werden die Inhalte an unseren KI-Dienstleister übertragen und dort verarbeitet:

• Anthropic PBC (San Francisco, USA) – Verarbeitung der Dokument- und Textinhalte über die Claude-API zur Extraktion und Textgenerierung.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erbringung der von Ihnen gebuchten Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. im Rahmen der Auftragsverarbeitung für Sie. Nach den vertraglichen Zusicherungen des Anbieters werden die über die API übermittelten Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Zur Absicherung der Übermittlung in die USA bestehen EU-Standardvertragsklauseln bzw. eine Zertifizierung unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (siehe Ziffer 11). Bitte laden Sie keine Unterlagen hoch, die für die Verwaltung nicht erforderlich sind.

8. Bankkontoanbindung (finAPI)

Optional können Sie ein Bankkonto anbinden, um Zahlungseingänge (z. B. Mieten) automatisch abzugleichen. Diese Kontoinformationsfunktion erbringen wir über den lizenzierten Zahlungsdienstleister:

• finAPI GmbH, München – als von der BaFin beaufsichtigter Kontoinformationsdienst (AISP) nach PSD2/ZAG.

Ihre Anmeldung bei der Bank erfolgt ausschließlich in einer gesicherten Eingabemaske von finAPI; Ihre Bank-Zugangsdaten (PIN/Passwörter) erhalten wir zu keinem Zeitpunkt. Über finAPI rufen wir – nur mit Ihrer Einwilligung – Konto- und Umsatzdaten ab, um sie den in der Verwaltung erfassten Sollstellungen zuzuordnen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie die Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können die Anbindung jederzeit in den Einstellungen trennen; die abgerufenen Daten werden dann gelöscht. Die Verarbeitung durch finAPI selbst richtet sich zusätzlich nach deren Datenschutzhinweisen.

9. Zahlungsabwicklung, E-Mail- und Postversand

• Zahlungen (Stripe): Für kostenpflichtige Abonnements setzen wir Stripe Payments Europe Ltd. (Dublin, Irland; ggf. Stripe, Inc., USA) ein. Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) geben Sie direkt bei Stripe ein; wir speichern keine vollständigen Zahlungsmitteldaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• E-Mail-Versand (Resend): Für den Versand von System- und Support-E-Mails nutzen wir Resend (USA). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO.
• Postversand (LetterXpress): Wenn Sie ein Schreiben per Post versenden, übermitteln wir das Brief-PDF inklusive Empfängername und Anschrift an unseren Druck- und Versanddienstleister A&O Fischer GmbH & Co. KG (LetterXpress), Maybachstraße 9, 21423 Winsen (Luhe), zum Druck, zur Kuvertierung und zum Versand. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO.

10. Hosting und Speicherort

Der Betrieb der Anwendung erfolgt über folgende Dienstleister:

• Supabase, Inc. – Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher. Die Daten werden in einem Rechenzentrum in der EU (Frankfurt am Main) gehostet.
• Vercel, Inc. (USA) – Hosting und Ausführung der Anwendung; die serverseitige Verarbeitung erfolgt in der Region Frankfurt am Main.

Rechtsgrundlage ist die Vertragsdurchführung bzw. unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, performanten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO).

11. Empfänger und Drittlandübermittlung

Wir setzen die vorgenannten Auftragsverarbeiter ein und haben mit ihnen – soweit erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Übermittlung an weitere Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist oder Sie eingewilligt haben.

Soweit Dienstleister in den USA sitzen (u. a. Vercel, Anthropic, Resend, Stripe teilweise, Supabase als Unternehmen), stützen wir die Übermittlung auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) bzw. eine Zertifizierung unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Ein Datenschutzniveau, das dem der EU entspricht, kann in Drittländern nicht in jedem Fall garantiert werden.

12. Auftragsverarbeitung für unsere Kunden

Für die personenbezogenen Daten, die Sie als Kunde über unsere Software verarbeiten (insbesondere Daten Ihrer Mieter und Eigentümer), sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter. Wir stellen Ihnen hierfür einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung. Bitte fordern Sie diesen bei Bedarf unter support@r2immo-manager.de an.

13. Speicherdauer und Löschung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, solange Ihr Konto besteht und dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Nach Beendigung des Vertrags bzw. Löschung Ihres Kontos werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren für Rechnungen nach § 257 HGB, § 147 AO). Sie können die Löschung einzelner Objekte, Ihres gesamten Portfolios oder Ihres Kontos jederzeit selbst in der Anwendung anstoßen.

14. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Daten werden mandantengetrennt gespeichert und durch technische Zugriffsbeschränkungen gegen unbefugten Zugriff geschützt. Zugriffe erfolgen nur über authentifizierte, berechtigte Nutzer.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Funktionen, eingesetzter Dienstleister oder der Rechtslage dies erfordern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung.